耶魯熊の軟硬兼施

　　　在這個網路無所不在的現代，工作的方式也開始有了一些變化，在過去透過電話來溝通的職場生活，慢慢的轉變成使用 Email 或是各種聊天軟體來做為工作上的事項交辦或是商議了，從最早期的 MSN 到 Skype，再演進到現在最門的 Line、WeChat 等等，各種非傳統的溝通工具漸漸的深入了我們的工作環境中。

　　但隨著使用時間的增長，慢慢的我們會發現，現有的這些聊天軟體或是 Email，在做為職場的溝通或是事件交辦工具時，都有那麼一點點的不足，不是少了搜尋功能，就是即時性差了一些，但在耶魯熊在參加過 ChatWork 體驗會後，對於 ChatWork 整合多個聊天軟體特有功能後，應用在團隊溝通及專案執行工作上的便利性，讓耶魯熊留下了非常深刻的印像!! 

▼ ChatWork 這家公司是做什麼產品的 ▼

在開始聊聊 ChatWork 能帶給我們什麼方便的功能前，我們先來了解一下 ChatWork 這是間怎樣的公司，在 2000 年公司成立的早期，公司名字並不叫做「ChatWork」，而是稱為「EC studio」，直到 2011 年推出了「ChatWork」這個服務後，才把公司名字更改為同名的「ChatWork」讓產品和公司結合的更完美，同時也算是宣示「ChatWork」這個服務對這間公司的重要性，讓使用者可以更安心的使用它了

ChatWork 除了在日本擁有據點外，同時在美國及盧森堡都設立了據點，同時連續二年獲得員工滿意度第一名的評價

而台灣完善的 IT 建設，及全島資訊服務接受度高的特點，再加上民眾使用 Email 溝通十分普偏的特性，讓 ChatWork 選台灣為進軍海外市場時的重點區域

▼ ChatWork 是什麼樣的服務特別之處又在哪裡 ▼

雖然 chatwowk 在台灣使用的人不多，但在全世界也有 170 多個國家在的民眾在使用，並且有 4.6 萬個大型企業 / 分公司 / 私人團體透過 ChatWork 進行各種業務上的溝通，而目前儲存在 ChatWork 伺服器上的訊息更多達三億則，以一個企業端所應用的服務來看，這樣的使用量算是小有所成了!!

Email 是大家最常用來做為工作往來的聯絡工具之一了，但 Email 卻時常收到非常多的垃圾信件，並且在附加檔案時，容量太大的檔案是無法夾帶在 Email 中寄出的，而 ChatWork 比起 Email，相對的不會收到垃圾郵件 ，並且可以傳送大容量檔案，在查尋的部份，還可以快速查尋歷史訊息，這些都是 ChatWork 比起傳統 Email 方便的重要功能

Line 也是大家常常用來溝通工作的即時通訊 App 之一，但 Line 的使用方法都是把各個成員的 Line 帳號一同加入一個工作用的聊天室裡，在隱私管理上就顯得比較鬆散了，並且 Line 無法在對話中搜尋重要的關鍵字，也沒有方便的工作指派功能，這些都讓 Line 只能是一個「聊天室」功能的 App，而無法全面性的成為工作上方便使用的溝通工具，但在 ChatWork 服務中，除了帳戶可以使用公司帳戶外，離職後公司可以直接刪除帳戶隱私管理好上許多，而在對話中搜尋關鍵字及指派工作給特定成員的功能也是 ChatWork 所擁有的優勢

自從 MSN 併入 Skype 後，使用 Skype 來做為職場溝通或是團隊運作時使用的工作機會也大大的提高了，Skype 語音通話功能，是加分最多的一點，但是 Skype 在不同裝置登入時，舊訊息顯示的內容會有不同，這也讓團隊工作時會產生一些不必要的誤會或是訊息漏看的情況，而 ChatWork 不論我們使用哪個裝置登入，都能完整的看到所有的舊訊息，不論是使用手機版本的 App 還是直接使用 PC 上的瀏覽器來登入 ChatWork 服務後，都能完整的觀看所有的訊息!!

▼ 使用 ChatWork 能帶來怎樣的效益呢 ? ▼

OFFICE NAVI 在導入 ChatWork 前，每個員工都有自己的聯絡方式，當公司要進行聯絡時，負責聯絡的員工就必需連絡許多次，並且講著同樣的內容，對於員工來講是件相當累人的事，但導入了 ChatWork 後，只要透過一個畫面，就可以把事項交辦給所有的員工，這樣的方式，讓 OFFICE NAVI 透過 ChatWork 可以讓員工一天內更新 2000 筆的資訊在網站上供使用者觀看，比起過去使用 Email / 電話時，擁有更棒的生產力了!

既然有這麼多的訊息和公司資料透過 ChatWork 服務在做交遞及傳送，安全性就是非常重要的一件事了，也因為 ChatWork 定位在企業及應用服務，所以在資料傳輸上使用了目前 SSL 加密最高等級的 AES256，同時還通過了 ISO 27001 資訊安全管理系統認證，而資料中心則是使用 amazon 提供的 AWS 服務，讓 ChatWork 的可靠性更高，這一切都是為了讓使用的企業們，擁有更穩定的服務。

▼ 那麼 ChatWork 服務倒底能做什麼呢 ▼

　　在我們了解完了 ChatWork 這個服務和現有大家常常使用的各種溝通工具的不同後，再來們就要實地的來看看 ChatWork 服務能做到哪些功能，在工作上或是專案聯絡上又有哪些方便的地方囉，不過在開始前大伙先去下載 ChatWork App 版或是去網頁版申請個帳號吧!

ChatWork 網頁版；http://www.chatwork.com/zh-tw/ 

ChatWork Android 版：http://goo.gl/QZM4Q

ChatWork iOS 版：http://goo.gl/9voUnW

透過新增群組的功能，ChatWork 可以建立起許多不同的群組 (也可以講是聊天室)，透過群組建立的功能，我們可以把同部門的同事加入同一個群組，也可以針對不同的專案，再把相關的人員拉入以專案為主而建立的群組中，讓專案管理時更方便，當然了也可以針對不同性質的團隊成員來建立群組 ( 像是一個資訊部門裡，可能會有幾個同事是管理網路的，幾個是管理系統的，也有些是負責資料庫的，或是有一批專門值班管理機房的同事，都可以一一建立群組，未來有相關的工作就可以直接到派發給專職的人員了解處理了 )，用來溝通彼此工作上的相關事項

不論是 Line / Skype / Facebook 在群聊功能中，都少了「指定聊天對象」的功能，所以常常看到聊天視窗裡一堆亂入的情況，但這種情況在 ChatWork 裡完全的被解決了，透過「To」的功能，可以指定一個以上的群組中方成員，讓大家看到訊息後不會搞不清楚是在對誰講，也不會發生罵錯人還是告白被不對的人誤解的情況了 XD

而看到訊息時，也可以直接針對該訊息進行回覆，回覆的內容會以樹狀方式程現在該訊息下方，這樣的好處是當群組成員發起一個議題後，大家可以集中在該議題下討論，因為一個群組中常常同時會有不同的議題產生，如果在傳統的即時通訊 App 裡，就會發生亂成一團的情況，就算當正知道誰在回誰的議題，過陣子再回去查資料時也多數會看的頭昏眼花了

ChatWork 服務中，在企業中幫助最大的就是「工作指派」這個功能了，新增一個工作是非常簡單的事，只要透過四個部驟 ( 以瀏覽器使用示範 )，就可以把要執行的工作指派給相關人員，並且設定好完成時間及工作內容，真方是非常的方便

設定好工作後，在群組中就能馬上看到，所有的群組成員都能看到，其實有點想建議能開放祕密工作的功能，有些情況下會派上用場

當工作完成後，只要按下「完成」的按鈕就可以結束這個指派的工作了，能按下完成按鈕的只有被指派的成員及指派出這份工作的人 

除了可以從工作建立區來建立工作外，也可以從訊息對話中直接點選「工作」的文字，把這個訊息轉化成工作並指派群組成員來執行它，這樣在議題討論時，就能立即把討論時激起的火花指派成工作來執行了，並且還能保有完整的訊息資訊，這對於團隊分工來講是非常棒的!!

上傳檑案到 chatwrok 也是一項重要功能，除了圖檔外，也能上傳其他檔案供成員們取用，這也是一般的聊天室 App 比較欠缺的部份了

ChatWork 另一個好用的功能就是「ChatWork Live」即時影音通話，這對於相隔二地的工作團隊非常好用，透過這個功能就可以隨時來一場視訊會議了!!

當天 ChatWork 體驗會時的「ChatWork Live」測試.......... 不過一測之下也發現了......... Chrome OS 不支援 XDD 3C 時尚達人廖阿輝只好默默的蓋上那台美而潮的 ChromeBook  

看完了 ChatWork 這個服務提供的便利功能後，再來我們要來看看設定選項中有哪些部份了，如果使用 PC 上的瀏覽器來進入 ChatWork Web 版時，我們可以在右上角看到紅框處的系統設定圖示

首先我們先看看最左邊的方型中間有個勾的圖示，這個圖示點選後，可以列出所有的工作清單，從「待完成工作」到「完成工作」都能一了然的看到，並且還可以透過不同的時間來做篩選，要追蹤工作進行情況非常方便 

而所有上傳的檔案，都能在「檔案夾」圖示中看到，雖然說 ChatWork 可以在任何裝置上顯示所有的訊息，但一筆一筆訊息的找出成員上傳過的檔案，也是一件累人的事，現在只要直接按下這個檔案夾的圖示，就能快速的找到需要的檔案了 

在聯絡人管理的選項中，可以快速的查尋聯絡人，並且可以直接按下「一對一交談」進行獨立的會談功能，單獨的和朋友或是同事進行二個人之間的議題討論

按下使用者名字的圖示後，就可以進行使用者資料的相關設定，在這裡可以設定個人資訊 / 操作設定 / 管理者設定 / 升級及登出這個帳號

個人的相關資訊設定都在這裡，除了可以設定公司名稱外還能設定網址及 Facebook 等等資訊

在操作設定中的「通知設定」裡，可以設定瀏覽器開著 ChatWork 服務時，如果有訊息進來時的通知方式及音效，Email 的通知也是在這裡可以設定的，但比較特別的是，這裡的 Email 通知是針對有新訊息卻一直沒有來看時的通知，可以設定有新訊息多久沒讀後就開始寄送通知的 Email

在語言設定的地方，除了可以設定「繁體中文」外，還有英文 / 日文 / 簡體中文等五種語言可以做設定，滿足大型跨國企業使用

ChatWork 可以使用各種常見的網路服務帳號連結登入，但使用時要特別小心這些用來結 ChatWork 的帳號千萬不要被盜用了，最保險的方法還是自己透過 ChatWork 網站申請一組獨立的帳號使用，這才是最安全的方式喔

▼ 要花錢才能使用 ChatWork 這個服務嗎 ▼

其實 ChatWork 提供了三種方案來讓大家使用，從完全免費，到企業級使用的 600NT$/月 的方案都有，最大的不同在於可以使用的空間及建立的群組數量，視訊會議能進入的人數也是有非常大的不同的，不過以一般使用者，或是小型 / 中型公司，免費的方案就應該能使用了，建議大家都去申請一組帳號來使用看看，用過後一定會迷上 ChatWork 在 TeamWork 時帶來的便利的 !!

【本篇文章為合作文章，內容為耶魯熊親邊參加並測試後所撰寫】