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  誰說智慧型手機只是草莓族的昂貴遊戲機!低頭族可不是只在打電動呀!

  隨著智慧型手機越來越多人使用,也慢慢的取代了一些筆電的輕量使用者,什麼叫輕量使用者呢?簡單來說,就是筆電只用來收信看信回回小信的商務人士,過去耶魯熊也是出門會帶台9吋小筆電的人,不過用了智慧型手機後呢,耶魯熊就把小筆電收起來了,因為耶魯熊現在要介紹的這個軟體,就讓耶魯熊可以隨時隨地收發更新Exchange Server上的Email / 連絡人 / 行事曆 / 工作了喔,更棒的是,它支援HTML格式的Email喔!!這個功能,目前耶魯熊只有在某H開頭品牌的某手機上有看到Exchange的收信支援HTML格式的Email的!

 

TouchDown for SmartPhones  
免費版   
http://goo.gl/32pHT
TouchDown Pro License
付費版
http://goo.gl/4Xjvt

 

  第一次進入程式時,會先出現授權提示,在這裡按下「I Accept」接受就可以了,不過程式很「貼心」? 的會再和使用者確認一次授權內容,也是一樣按下「I Accept」就可以了

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按一下「I Accept」就可以了喔

 

  授權頁面結束後,呈現在眼前的,就是TouchDown的首次設定頁了,這裡可以分成二個部份,「Configure your Account」是用來設定我們的Exchange帳號資訊的,「Settings」則是用來設定TouchDown相關的選項,當然囉,一開始我們得先把Exchange帳號設定進去囉,所以要先點選「Configure you Account」。

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 第一次要選「Configure your Account」來設定自己的Exchange帳號喔

 

.Configure your Account:

  在這裡先填上自己的Exchange Email Address,並填上登入Exchange Server的密碼。

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 輸入Email和登入的密碼後記得按下「Next」進到下一步喔

 

.Connection Details:

        這個設定,是要把Exchange相關的連絡設定輸入進去的

        User ID在這裡輸入你的登入帳號,一般來講程式會依據你在上一個步驟中輸入
          的Email Address自動預輸入你的登入帳號,如果不對記得要改喔。

        Domain在這裡輸入Exchange Server所加入的Domain名字,這部份如果不
          知道,可以詢問一下公司裡的MIS喔。

        Email Address這裡就不用多解說啦直接把Email輸入就好了

        Server這裡要輸入的是你在收信時要連上的伺服器,一般來講會是和 
          POP3/SMTP伺服器相同,如果不清楚,當然詢問公司裡的MIS是最好的
          選擇囉。

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 連線資料的設定,有不清楚的可以直接問公司的MIS

 

.Security Settings:

  如果你要連線的Exchange Server是使用SSL加密連線的,在這裡就要把「Use secure connections (SSL)」選項勾起來,而Server certificate verification則是不同種類的安全憑証,TouchDown支援「Enforec always」及「Skip always」這部份如果不清楚,可以先選擇 Autodetect來做自動判斷。

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 選擇好加密連線後,要記得按下「Next」進到下一個步驟

 

.Protocolos to check for:

 設定好了安全連線設定後,我們看到的是TouchDown要和Exchange Server連線的協定,這裡也是要設定好,TouchDown才能順利的和Exchange Server做連線的喔。

        ActiveSync (Preferred):這個協定是一般Exchenge Server都有支援的協定。

       Exchange 2003:如果你使用上面的 ActiveSync後,無法和Exchange Server 
              取得連線,而Exchange Server上安裝的又是 Exchange
              2003時,可以選這個協定試看看。

        Exchange 2007同樣的,如果你的Exchange Server安裝的是 Exchange
             2007
而使用ActiveSync協定無法連線時,也可以選擇這個試
             看看。

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 各種和Exchange Server不同的協定設定

 

.Start Configuration?:

        當一切都設定好後,就會進到這個頁面了,按下「Next」就可以開始把剛剛的設定套用到TouchDown中了,在套用過程,TouchDown會去連接Exchange Server,所以網路必需是能連線能使用的,在連接的過程,也會依不同的情況,花費不同的時間,就耐心等待一下囉。

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 按下「Next」就能開始和Exchage Server做連線測試囉

 

  如果剛剛的設定都是正確的,在套用連線設定後,就會出現這樣的頁面,在這個頁面中告訴我們,連線的Exchange Server是使用ActiveSync的協定連線,並且不使用SSL安全連線,到了這裡,就可以按下「Cloes」來結束Exchange Server的連線設定囉。

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 終於完成了Exchange連線設定了按下「Close」進入下一階段囉

 

  太好了,終於來到TouchDown的主頁面了,疑......怎麼什麼東西都沒有?說好的Email咧?說好的連絡人、行事曆、工作咧?哈哈,別急別急剛剛只是設定好了和Exchange Server的連線,接下來才是這篇文章的重點呀!接下來就是要一步一步來設定TouchDown,讓你使用起來更順手囉。

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 終於設定好Exchange連線了不過還要把TouchDown的設定弄好

 

  讓我們按下右下方的Menu鍵,叫出 TouchDown的選單來,這裡耶魯熊先大約介紹一下選單的各個選項:

 Sync:立即同步Exchange Server的內容

 Disable Push:停用Direct Push的功能,如果停用了在 Exchange Server上有新的
         Mail/
連絡人/行事曆/工作,都不會立即推送到TouchDown囉

 Diagonstics:觀看TouchDown和Exchange所有的同步記錄

 Settings:進入TouchDown的設定頁面

既然現在要講的是TouchDown的設定,那當然讓我們先按下「Settings」囉。

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 這裡要按下「Settings」喔

 

  按下「Settings」後,首先看到的是Account的設定,如果剛剛己經設定好了Exchange Server連線的話,除非你的Email或是登入密碼等等有更動了,不然這頁可以直接跳過不理它囉。

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 如果沒有更動就不用更改它們直接跳過

  按下Connection後,出現的,就是剛剛設定時填入的一些資料,如果Exchange Server改了位置,或是加密方式改變了,記得要來這裡做更改喔,如果發現突然和Exchange Server的同步有異常,可以到這裡按一下 ActiceSync….,再按下「Refresh ActiveSync Settings」來做修正喔。

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 如果有和Exchange Server同步上的問題可以在這裡做修正

  接下來就要來到TouchDown最重要的部份了,沒錯!就是TouchDown的細部設定,按下Advanced分頁後就進入了細部設定的頁面了,在這裡可以設定TouchDownExchange Server的同步方式,同步項目,同步目錄,通知方法等等,備份TouchDown的所有設定也是在這裡喔!

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 TouchDown用的順不順手就從這裡決定了

 

.Email checking frequency:

  在這裡,可以設定TouchDown和Exchange Server同步資料的方式,從Manualonly(手動)到即時的 As items arrive (Push) 從每一分鐘 / 每五分鐘 / 每小時,到最長的每4小時,當然囉,如果這些同步時間都沒有你想要的,還可以把選單拉到最下面,選Custom,自己輸入想同步的時間間隔,但如果你希望下班後,或是晚上睡覺時,停止收信,給自己一個清心的時間,那要怎麼設定呢?這裡耶魯熊就先賣個關子,和後面的設定合併講囉。

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 要多久同步一次Exchange Server都在這做設定

 

.Emails to synchronize:

  從這個設定,可以讓你選擇要同步Exchange Server中多久內的郵件,你可以只同步一天內、三天內、一個月內,或是想要全部都同步到TouchDown,可以選擇All,萬一你想同步的是二個月這種不在選單內的怎麼辦呢?沒關係,選擇Custom,可以自己輸入想要的天數喔。

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 想要同步多少的信件在這裡可以做設定

 

.Appointments to synchronize:

  TouchDown除了同步Exchange Server上的Email外,也可以同步行事曆/絡絡人/工作喔,在這裡,是讓我們設定要同步多久時間內的行事曆用的,不過比較特別的是,這裡沒有Custom的選項喔,我們只能就選單中有的天數來做選擇囉。

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 從二週/一個月到全部的行事曆同步選項

 

.Options:

  這裡的設定,耶魯熊就列舉幾個比較重要,需要設定的,其他的就給大家試看看玩看看設定後有什麼不同囉。

  Notify on new mail(新郵件知,這個要勾選,有新信進來TouchDown才會通知我們喔)

  Enable appointment reminders(啟用行事曆內容同步,要勾選了TouchDown才會把Exchange Server中的行事曆同步到TouchDown中)

  Enable HTML email(啟用HTML格式的Email,勾選了才看得到HTML格式的Mail喔)

  Don’t delete emails on server(不要從Exchange Server中刪除信件,如果勾選這個,當你從TouchDown裡刪除信件後,Exchange Server中的相對信件將不會被刪除喔)

  Update Contact Changes o Phone(把TouchDown中的連絡人資料,複制到手機上的連絡人中)

  Always BCC myself(從TouchDown中寄出信件時,都發一封給自己做保存)

  Appointment remindere at non-peak time(在非尖鋒時間,是否要讓TouchDown去同步Exchange Server上的行事曆資料)

  Email Alerts at non-peak times(在尖鋒時間,有新信件時,TouchDown要不要通知使用者)

  Clean SD card on Remote Wipe(當Exchange Server做遠端Wipe時,要不要清除手機內SD card中的所有資料)

 Email View Text Size

   這裡可以設定你看Email時,Email文字的大小,如果你的TouchDown是裝在字體本來就比較小的裝置上時,這個設定就非常好用啦,這裡一共有五段字體大小的設定,自己視情況來設定囉

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 從最小到最大共有五種級別好設定

 

.Email download siez:

  畢竟目前台灣的3G網路在人多的地方,有時速度會令人點點點,而我們又設定了TouchDown支援HTML格式的EmailHTML格式的Email有時會有大量的圖檔,這時候這個設定就派上用場了,使用者可以在這裡設定,一封Email,同步到TouchDown時,一開始要下載多少的大小,等我們看了信件用容,是重要的信件後,再把全部的信件內容下載下來,對了No Body的意思是,只下載信件標題,完全不下載信件內容喔。

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 從下載4K到完整的信件內容都可以在這裡設定

 

.Copy to phone as:

  當TouchDownExchange Server中的連絡人同步過來後,要用怎樣的格式複制到手機中的通訊錄呢,以Exchange Server中的連絡人名,一般分為「姓(First)/「名(Last)/「中間名(MI)」及「歸檔為」(FileAs),這裡可以設定同步過來的連絡人,要以怎樣的格式存到手機中。

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 三種不同的人名同步方式

 

Choose Folders

  在這裡,可以選擇TouchDown要同步Exchange Server上哪些目錄下來,你在Exchange Server中看到的目錄,都可以設定同步下來喔,從收件匣、收件匣中的子目錄、寄件備份、草稿、連絡人、工作、行事曆等等都可以同步的喔。

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 把一些重要的目錄設定為需要同步吧

 

.Email Alerts:

  如果想要TouchDown有自己特別的通知音效,在這裡可以做設定喔,選擇Customize settings後,再勾選Play SoundCustom Sound,並在Sound Folder欄位中,填入要選用的音效檔位置,就可以囉,當然也可以設定要不要震動,要不要閃通知燈等等。

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 在這裡選擇要不要震動和需不需要通知燈

 

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 勾選起來後輸入音效檔的位置

 

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 接著就能按下Select Sound選取自己要的音效檔了(有支援mp3格式喔)

 

.Event Reminders:

  如果不小心沒留意到TouchDown的通知怎麼辦呢?TouchDown會再次的提醒我們嗎?別擔心,TouchDown是可以再次的通知我們的喔,在這裡只要我們選擇了Repeat reminders後,再鍵入多少提醒一次,TouchDown就會每隔一段時間再次提醒我們一次喔,當然我們也可以選擇No repeat reminders,這樣就可以很清靜了,TouchDown不會再次提醒囉。

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 輸入想要TouchDown再次提醒的時間

 

.Peak Times:

  還記得前面耶魯熊有提到,如果晚上睡覺時,想給自己一個清心的時間,不想收到Email,或是希望Email照收,但不要有通知的聲響該怎麼辦嗎?

  這個設定就是讓我們設定一天中,什麼時段是尖鋒時間喔,從週一到週日,我可以以設定每天的尖鋒時段是哪些,設定好後,再配合前面的部份設定,就能做到在非尖鋒時間段時TouchDown多久同步一次Exchange Server,或是收到信件時要不要通知我們囉。

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 把尖鋒時間設定上去方便管理TouchDown的通知時段

 

.Backup Settings:

  花了這麼多時間,把全部的設定都一一設置好了後,千萬記得要備份一下喔,免得之後不小心修改了什麼部份,讓TouchDown收不到信,或是沒辦法發信時一個頭二個大。

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 備份設定是一種良好的習慣

 

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 程式會再次提醒我們會覆寫舊的備份檔

 

  經過了漫長的設定,終於全部都設定好了,最後按下左下方的「Save」,把設定都儲存下來,千萬不要直接按「Close」喔,不然就要再從頭設定一次了,會想哭的!

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 按下「Save」把設置存下來再離開

 

  全部設定完後,就可以來驗收成果了!

  進入到收件匣中,這時看到的就是我們之前設定同步目錄中的「收件匣」位置,不包括底下的「Blog相關」和「工作往來」二個子目錄中的信件。

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 預設只看得到最上層的「收件匣」

 

  如果只能看到最上層目錄的信件,那不是很不方便嗎? 別擔心TouchDown當然不會這麼不人性化,我們只要按一下「收件匣」,這時就會出現顯示清單,再按下「Show mail form all folders

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 按下「Show mail form all folders」就能顯示全部的目錄了

 

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 這下全部的信件都出現了

 

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 Html格式的Email照看不誤

 

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 在月檢視行事曆中,按下日期可以進入日檢視狀態

 

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 在連絡人部份,也可以選擇顯示全部,或是只顯示某一個或某幾個群組

 

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 在Task (工作)中,點選項目後,就可以編輯內容了

 

 

最後.... 寫文章很辛苦,如果大伙覺得文章不錯,請用力的幫耶魯熊按個讚 !! 這就是對耶魯熊最好的回應和支持了...

 


 

 

 

 

 

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