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   在這個網路無所不在的現代,工作的方式也開始有了一些變化,在過去透過電話來溝通的職場生活,慢慢的轉變成使用 Email 或是各種聊天軟體來做為工作上的事項交辦或是商議了,從最早期的 MSN 到 Skype,再演進到現在最門的 Line、WeChat 等等,各種非傳統的溝通工具漸漸的深入了我們的工作環境中。

  但隨著使用時間的增長,慢慢的我們會發現,現有的這些聊天軟體或是 Email,在做為職場的溝通或是事件交辦工具時,都有那麼一點點的不足,不是少了搜尋功能,就是即時性差了一些,但在耶魯熊在參加過 ChatWork 體驗會後,對於 ChatWork 整合多個聊天軟體特有功能後,應用在團隊溝通及專案執行工作上的便利性,讓耶魯熊留下了非常深刻的印像!! 

 


   


 

ChatWork 這家公司是做什麼產品的

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在開始聊聊 ChatWork 能帶給我們什麼方便的功能前,我們先來了解一下 ChatWork 這是間怎樣的公司,在 2000 年公司成立的早期,公司名字並不叫做「ChatWork」,而是稱為「EC studio」,直到 2011 年推出了「ChatWork」這個服務後,才把公司名字更改為同名的「ChatWork」讓產品和公司結合的更完美,同時也算是宣示「ChatWork」這個服務對這間公司的重要性,讓使用者可以更安心的使用它了

 

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ChatWork 除了在日本擁有據點外,同時在美國及盧森堡都設立了據點,同時連續二年獲得員工滿意度第一名的評價

 

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而台灣完善的 IT 建設,及全島資訊服務接受度高的特點,再加上民眾使用 Email 溝通十分普偏的特性,讓 ChatWork 選台灣為進軍海外市場時的重點區域

 

 ChatWork 是什麼樣的服務特別之處又在哪裡 

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雖然 chatwowk 在台灣使用的人不多,但在全世界也有 170 多個國家在的民眾在使用,並且有 4.6 萬個大型企業 / 分公司 / 私人團體透過 ChatWork 進行各種業務上的溝通,而目前儲存在 ChatWork 伺服器上的訊息更多達三億則,以一個企業端所應用的服務來看,這樣的使用量算是小有所成了!!

 

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Email 是大家最常用來做為工作往來的聯絡工具之一了,但 Email 卻時常收到非常多的垃圾信件,並且在附加檔案時,容量太大的檔案是無法夾帶在 Email 中寄出的,而 ChatWork 比起 Email,相對的不會收到垃圾郵件 ,並且可以傳送大容量檔案,在查尋的部份,還可以快速查尋歷史訊息,這些都是 ChatWork 比起傳統 Email 方便的重要功能

 

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Line 也是大家常常用來溝通工作的即時通訊 App 之一,但 Line 的使用方法都是把各個成員的 Line 帳號一同加入一個工作用的聊天室裡,在隱私管理上就顯得比較鬆散了,並且 Line 無法在對話中搜尋重要的關鍵字,也沒有方便的工作指派功能,這些都讓 Line 只能是一個「聊天室」功能的 App,而無法全面性的成為工作上方便使用的溝通工具,但在 ChatWork 服務中,除了帳戶可以使用公司帳戶外,離職後公司可以直接刪除帳戶隱私管理好上許多,而在對話中搜尋關鍵字及指派工作給特定成員的功能也是 ChatWork 所擁有的優勢

 

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自從 MSN 併入 Skype 後,使用 Skype 來做為職場溝通或是團隊運作時使用的工作機會也大大的提高了,Skype 語音通話功能,是加分最多的一點,但是 Skype 在不同裝置登入時,舊訊息顯示的內容會有不同,這也讓團隊工作時會產生一些不必要的誤會或是訊息漏看的情況,而 ChatWork 不論我們使用哪個裝置登入,都能完整的看到所有的舊訊息,不論是使用手機版本的 App 還是直接使用 PC 上的瀏覽器來登入 ChatWork 服務後,都能完整的觀看所有的訊息!!

 

 使用 ChatWork 能帶來怎樣的效益呢 ? 

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OFFICE NAVI 在導入 ChatWork 前,每個員工都有自己的聯絡方式,當公司要進行聯絡時,負責聯絡的員工就必需連絡許多次,並且講著同樣的內容,對於員工來講是件相當累人的事,但導入了 ChatWork 後,只要透過一個畫面,就可以把事項交辦給所有的員工,這樣的方式,讓 OFFICE NAVI 透過 ChatWork 可以讓員工一天內更新 2000 筆的資訊在網站上供使用者觀看,比起過去使用 Email / 電話時,擁有更棒的生產力了!

 

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既然有這麼多的訊息和公司資料透過 ChatWork 服務在做交遞及傳送,安全性就是非常重要的一件事了,也因為 ChatWork 定位在企業及應用服務,所以在資料傳輸上使用了目前 SSL 加密最高等級的 AES256,同時還通過了 ISO 27001 資訊安全管理系統認證,而資料中心則是使用 amazon 提供的 AWS 服務,讓 ChatWork 的可靠性更高,這一切都是為了讓使用的企業們,擁有更穩定的服務。

 

 那麼 ChatWork 服務倒底能做什麼呢 

  在我們了解完了 ChatWork 這個服務和現有大家常常使用的各種溝通工具的不同後,再來們就要實地的來看看 ChatWork 服務能做到哪些功能,在工作上或是專案聯絡上又有哪些方便的地方囉,不過在開始前大伙先去下載 ChatWork App 版或是去網頁版申請個帳號吧!

ChatWork 網頁版;http://www.chatwork.com/zh-tw/ 

ChatWork Android 版http://goo.gl/QZM4Q

ChatWork iOS 版:http://goo.gl/9voUnW

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透過新增群組的功能,ChatWork 可以建立起許多不同的群組 (也可以講是聊天室),透過群組建立的功能,我們可以把同部門的同事加入同一個群組,也可以針對不同的專案,再把相關的人員拉入以專案為主而建立的群組中,讓專案管理時更方便,當然了也可以針對不同性質的團隊成員來建立群組 ( 像是一個資訊部門裡,可能會有幾個同事是管理網路的,幾個是管理系統的,也有些是負責資料庫的,或是有一批專門值班管理機房的同事,都可以一一建立群組,未來有相關的工作就可以直接到派發給專職的人員了解處理了 ),用來溝通彼此工作上的相關事項

 

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不論是 Line / Skype / Facebook 在群聊功能中,都少了「指定聊天對象」的功能,所以常常看到聊天視窗裡一堆亂入的情況,但這種情況在 ChatWork 裡完全的被解決了,透過「To」的功能,可以指定一個以上的群組中方成員,讓大家看到訊息後不會搞不清楚是在對誰講,也不會發生罵錯人還是告白被不對的人誤解的情況了 XD

 

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而看到訊息時,也可以直接針對該訊息進行回覆,回覆的內容會以樹狀方式程現在該訊息下方,這樣的好處是當群組成員發起一個議題後,大家可以集中在該議題下討論,因為一個群組中常常同時會有不同的議題產生,如果在傳統的即時通訊 App 裡,就會發生亂成一團的情況,就算當正知道誰在回誰的議題,過陣子再回去查資料時也多數會看的頭昏眼花了

 

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ChatWork 服務中,在企業中幫助最大的就是「工作指派」這個功能了,新增一個工作是非常簡單的事,只要透過四個部驟 ( 以瀏覽器使用示範 ),就可以把要執行的工作指派給相關人員,並且設定好完成時間及工作內容,真方是非常的方便

 

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設定好工作後,在群組中就能馬上看到,所有的群組成員都能看到,其實有點想建議能開放祕密工作的功能,有些情況下會派上用場

 

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當工作完成後,只要按下「完成」的按鈕就可以結束這個指派的工作了,能按下完成按鈕的只有被指派的成員及指派出這份工作的人 

 

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除了可以從工作建立區來建立工作外,也可以從訊息對話中直接點選「工作」的文字,把這個訊息轉化成工作並指派群組成員來執行它,這樣在議題討論時,就能立即把討論時激起的火花指派成工作來執行了,並且還能保有完整的訊息資訊,這對於團隊分工來講是非常棒的!!

 

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上傳檑案到 chatwrok 也是一項重要功能,除了圖檔外,也能上傳其他檔案供成員們取用,這也是一般的聊天室 App 比較欠缺的部份了

 

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ChatWork 另一個好用的功能就是「ChatWork Live」即時影音通話,這對於相隔二地的工作團隊非常好用,透過這個功能就可以隨時來一場視訊會議了!!

 

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當天 ChatWork 體驗會時的「ChatWork Live」測試.......... 不過一測之下也發現了......... Chrome OS 不支援 XDD 3C 時尚達人廖阿輝只好默默的蓋上那台美而潮的 ChromeBook  

 

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看完了 ChatWork 這個服務提供的便利功能後,再來我們要來看看設定選項中有哪些部份了,如果使用 PC 上的瀏覽器來進入 ChatWork Web 版時,我們可以在右上角看到紅框處的系統設定圖示

 

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首先我們先看看最左邊的方型中間有個勾的圖示,這個圖示點選後,可以列出所有的工作清單,從「待完成工作」到「完成工作」都能一了然的看到,並且還可以透過不同的時間來做篩選,要追蹤工作進行情況非常方便 

 

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而所有上傳的檔案,都能在「檔案夾」圖示中看到,雖然說 ChatWork 可以在任何裝置上顯示所有的訊息,但一筆一筆訊息的找出成員上傳過的檔案,也是一件累人的事,現在只要直接按下這個檔案夾的圖示,就能快速的找到需要的檔案了 

 

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在聯絡人管理的選項中,可以快速的查尋聯絡人,並且可以直接按下「一對一交談」進行獨立的會談功能,單獨的和朋友或是同事進行二個人之間的議題討論

 

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按下使用者名字的圖示後,就可以進行使用者資料的相關設定,在這裡可以設定個人資訊 / 操作設定 / 管理者設定 / 升級及登出這個帳號

 

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個人的相關資訊設定都在這裡,除了可以設定公司名稱外還能設定網址及 Facebook 等等資訊

 

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在操作設定中的「通知設定」裡,可以設定瀏覽器開著 ChatWork 服務時,如果有訊息進來時的通知方式及音效,Email 的通知也是在這裡可以設定的,但比較特別的是,這裡的 Email 通知是針對有新訊息卻一直沒有來看時的通知,可以設定有新訊息多久沒讀後就開始寄送通知的 Email

 

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在語言設定的地方,除了可以設定「繁體中文」外,還有英文 / 日文 / 簡體中文等五種語言可以做設定,滿足大型跨國企業使用

 

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ChatWork 可以使用各種常見的網路服務帳號連結登入,但使用時要特別小心這些用來結 ChatWork 的帳號千萬不要被盜用了,最保險的方法還是自己透過 ChatWork 網站申請一組獨立的帳號使用,這才是最安全的方式喔

 


 


 

 要花錢才能使用 ChatWork 這個服務嗎 

 

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其實 ChatWork 提供了三種方案來讓大家使用,從完全免費,到企業級使用的 600NT$/月 的方案都有,最大的不同在於可以使用的空間及建立的群組數量,視訊會議能進入的人數也是有非常大的不同的,不過以一般使用者,或是小型 / 中型公司,免費的方案就應該能使用了,建議大家都去申請一組帳號來使用看看,用過後一定會迷上 ChatWork 在 TeamWork 時帶來的便利的 !!

 

【本篇文章為合作文章,內容為耶魯熊親邊參加並測試後所撰寫】

 

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